Un buon modulo chiede il minimo che serve e si compila in meno di un minuto dal telefono. Ecco come scegliere i campi, evento per evento.
Ogni campo del modulo dovrebbe avere uno scopo preciso: confermare l'iscrizione, organizzare l'evento, oppure contattare la persona. Se non sai a cosa servirà un dato, non chiederlo.
Non è solo una questione di comodità. Il GDPR chiede di raccogliere dati adeguati e limitati a quanto necessario per lo scopo: il principio si chiama minimizzazione. Il quadro completo lo trovi nella guida al GDPR per gli eventi.
C'è poi un vantaggio pratico: un modulo corto viene completato più volentieri. Ogni campo in più è un'occasione per fermarsi a metà.
Questi tre campi coprono la maggior parte degli eventi. Tutto il resto va aggiunto solo se cambia qualcosa nel modo in cui organizzi.
Alcuni eventi hanno bisogno di informazioni specifiche. Ecco le più comuni, divise per tipo.
Se partecipa a pranzo, a cena o a entrambi, e quante persone porta. Serve a contare i coperti.
Livello di esperienza, se serve portare un computer o dei materiali, eventuale ente di provenienza.
Categoria, taglia della maglia, squadra o società di appartenenza.
Azienda e ruolo: servono per capire chi sarà in sala e preparare i contenuti giusti.
Quante persone vengono e quanti sono bambini. Meglio un solo modulo per tutto il gruppo che tante iscrizioni separate.
Se la persona viene come visitatore o come espositore: i due gruppi hanno bisogno di informazioni diverse.
Informazioni su allergie, disabilità o dati medici rientrano nei dati particolarmente delicati (le «categorie particolari» del GDPR). Se non sono strettamente necessari, evita di chiederli nel modulo. Se per la tua cena sono indispensabili, leggi prima la guida al GDPR e, nel dubbio, chiedi un parere a un consulente.
Un buon obiettivo è che chi si iscrive dal telefono finisca in meno di un minuto. Per arrivarci:
Accanto ai campi, il modulo deve contenere due elementi che spesso vengono confusi.
L'informativa spiega chi raccoglie i dati e perché: va mostrata a tutti, prima dell'invio. Il consenso a ricevere altre comunicazioni, come una newsletter, è invece una scelta separata e facoltativa: chi vuole solo partecipare non deve essere costretto ad accettarla, e la casella non va preselezionata.
Chiedere dati senza un motivo. Indirizzo di residenza, data di nascita e codice fiscale servono solo in casi precisi, per esempio se l'evento richiede un'assicurazione o una verifica dell'età. In tutti gli altri casi sono dati in più da custodire, per niente.
Campi obbligatori che non servono. Un campo obbligatorio inutile spinge a inventare una risposta oppure ad abbandonare il modulo.
Non spiegare perché chiedi un dato. Una frase accanto al campo («ci serve per avvisarti di eventuali cambi di orario») toglie ogni dubbio.
Newsletter obbligatoria o preselezionata. Il consenso alle comunicazioni deve essere libero e separato dall'iscrizione.
Non testare da telefono. La maggior parte delle iscrizioni arriva da smartphone: se il modulo non funziona bene lì, lo scopri dalle persone che non si iscrivono.
Non rivedere il modulo dopo le prime iscrizioni. Guarda cosa hai raccolto: se un campo è quasi sempre vuoto o non lo hai mai usato, per il prossimo evento toglilo.
La pagina di iscrizione chiede di base nome, email e telefono. Tutto il resto lo aggiungi dalle impostazioni dell'evento, senza toccare nulla di tecnico.
Le modifiche compaiono subito sulla pagina pubblica. Conviene sistemare il modulo prima che arrivino le prime iscrizioni, così i dati sono tutti completi e confrontabili. Se vuoi un esempio concreto di come si presenta, lo trovi nella demo.
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