Webinar, dirette, call e corsi a distanza hanno un'esigenza in più rispetto agli eventi in presenza: far arrivare il link di partecipazione alle persone giuste, al momento giusto. Ecco come gestire tutto senza fogli Excel e senza commissioni per iscritto.
Un evento online non ha un luogo fisico: ha una piattaforma (Zoom, Google Meet, YouTube, Teams) e un link di accesso. La domanda non è più "dove ci troviamo", ma "come faccio arrivare il collegamento giusto, alle persone giuste, al momento giusto".
Raccogliere le iscrizioni resta importante esattamente come per un evento in presenza: ti serve sapere chi parteciperà, avere le email per mandare il link, e poter contare quante persone seguiranno. Mandare il link "a chiunque" su un gruppo o un post pubblico significa perdere il controllo di chi entra e non avere nessun dato su chi ha partecipato.
Attivi l'opzione evento online: il campo Luogo diventa Piattaforma e compare il campo per il link di partecipazione.
Compila un modulo semplice con nome ed email. Tu condividi il link della pagina dove vuoi: email, social, sito, messaggi.
Subito dopo l'iscrizione arriva un'email di conferma che, se lo decidi tu, contiene già il link di partecipazione.
Nei giorni vicini all'evento parte in automatico un promemoria, di nuovo con il collegamento, così nessuno se ne dimentica.
In ogni momento vedi chi si è iscritto e quante persone parteciperanno, da scaricare quando vuoi.
Il momento in cui invii il link fa la differenza. Hai tre possibilità, da scegliere quando crei l'evento:
Dalla dashboard hai il pulsante "Invia link": ti permette di mandare di nuovo il collegamento a tutti gli iscritti confermati in qualsiasi momento. Indispensabile se cambi piattaforma all'ultimo minuto o vuoi semplicemente ricordare il link poco prima dell'inizio.
Negli eventi online il "non mi sono collegato" è il problema numero uno. I promemoria automatici lo riducono molto: chi si è iscritto riceve un avviso prima dell'evento, senza che tu debba scrivere a nessuno.
Conta anche da chi sembra arrivare l'email. Puoi far comparire il nome di chi organizza come mittente: invece di un indirizzo tecnico anonimo, l'iscritto vede arrivare il messaggio da "Mario Rossi tramite EventsFun". Un mittente riconoscibile viene aperto più spesso e ispira più fiducia.
Anche senza una porta da presidiare, vuoi sapere quanti e chi. Dalla dashboard vedi in tempo reale il numero di iscritti e di persone totali, e puoi esportare l'elenco in un file da aprire con Excel o Fogli Google.
Se permetti a una persona di iscrivere anche altri (per esempio i colleghi del suo ufficio), ogni partecipante ha la sua riga e una colonna ti dice da chi è stato iscritto: così il conteggio delle persone resta sempre corretto, senza doppioni.
Puoi gestire tutto a mano con un foglio e tante email, ma per un evento online il lavoro manuale si moltiplica proprio sul punto più delicato: l'invio del link. Ecco il confronto.
| Foglio + email a mano | EventsFun | |
|---|---|---|
| Raccolta iscrizioni | Moduli sparsi, copia e incolla | Pagina pubblica pronta |
| Invio del link | Manuale, a ogni iscritto | Automatico, quando scegli tu |
| Promemoria | Da ricordare e scrivere | Inviato da solo |
| Conteggio partecipanti | Da aggiornare a mano | In tempo reale |
| Costo | Tempo tuo | Fisso, senza commissioni per iscritto |
Per un evento online ti servono tre cose: un modo semplice per raccogliere le iscrizioni, l'invio automatico del link al momento giusto, e un promemoria che riduca le assenze. EventsFun le mette insieme in un unico posto.
Pagina pubblica, link di partecipazione inviato in automatico, promemoria e lista presenze. Tutto incluso, senza commissioni per iscritto.
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