Fissare la capienza, dire di no senza perdere le persone e riempire i posti che si liberano all'ultimo momento: come funziona, passo per passo.
Quasi ogni evento ha un limite reale: i posti a sedere di una sala, i materiali di un laboratorio, i coperti di una cena, il numero di persone che un relatore riesce a seguire. Se quel limite non è scritto nel sistema di iscrizione, lo scopri il giorno dell'evento, quando ormai è troppo tardi per rimediare.
Fissare una capienza significa indicare il numero massimo di persone. Da quel momento le iscrizioni si contano da sole e vedi sempre, a colpo d'occhio, quanti posti restano.
Prima di inserire il numero, togli i posti che non sono per il pubblico: staff, relatori, ospiti invitati, posti riservati. La capienza che imposti deve essere quella delle iscrizioni, non quella totale della sala.
Quando l'ultimo posto è occupato hai tre strade. Non ce n'è una giusta in assoluto: dipende da quanta richiesta ti aspetti e da quanto ti pesa perdere una persona interessata.
Se prevedi che l'evento si riempia, o se sai che qualche iscritto non si presenterà (succede spesso), la lista d'attesa è la scelta che spreca meno posti.
Una lista d'attesa è un elenco ordinato di persone che vogliono partecipare ma, in questo momento, non hanno un posto. Per funzionare bene ha tre regole.
La lista d'attesa serve solo se la usi quando un posto si libera. Succede per le disdette, ma anche per chi semplicemente non risponde più. Un metodo semplice:
Lista d'attesa senza dirlo chiaramente. Se chi si iscrive in coda riceve un messaggio identico a quello dei confermati, penserà di avere il posto. Scrivi nero su bianco che è in attesa e che riceverà una conferma separata se si libera un posto.
Capienza gonfiata alla cieca. Alzare il numero perché «tanto qualcuno non viene» è una scommessa. Se decidi di farla, falla consapevolmente e controlla le iscrizioni nei giorni prima dell'evento.
Nessun modo per disdire. Se chi non può venire non sa come avvisarti, il posto resta occupato fino all'ultimo. Scrivi sulla pagina e nelle email a chi rivolgersi per disdire.
Dimenticarsi della lista. Una lista d'attesa che nessuno guarda è solo un elenco di persone deluse. Controllala con regolarità, soprattutto vicino alla data dell'evento.
Cambiare sala senza cambiare la capienza. Se passi a uno spazio più grande (o più piccolo), aggiorna subito il numero dei posti, altrimenti le iscrizioni si chiudono troppo presto o troppo tardi.
La capienza si imposta quando crei l'evento ed è disponibile in tutti i piani. Puoi cambiarla anche dopo, dalle impostazioni dell'evento: la pagina di iscrizione si aggiorna da sola e l'indirizzo non cambia.
Raggiunta la capienza, le iscrizioni si fermano. Perfetto quando basta chiudere e non serve tenere una coda.
Lista d'attesa automatica: a evento pieno la pagina permette di iscriversi lo stesso e mette la persona in coda.
Con il piano Agenzia, quando l'evento è al completo la pagina lo dice chiaramente e chi si iscrive vede una schermata che gli conferma di essere in lista d'attesa, non iscritto. Nella dashboard trovi un pulsante Lista attesa con il numero di persone in coda e l'elenco completo.
È un'opzione che attivi tu. Se è accesa, quando elimini un iscritto confermato il primo in lista d'attesa viene confermato in automatico e riceve l'email di conferma.
Per gli eventi online, il link di partecipazione viene inviato solo agli iscritti confermati, non a chi è in lista d'attesa. Il giorno dell'evento usi poi la lista presenze per spuntare chi arriva, anche dal telefono.
Imposti il numero di posti e EventsFun conta le iscrizioni per te. Provalo nella demo e guarda come si presenta ai tuoi partecipanti.
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