Raccogliere nome, email e telefono dei partecipanti è normale. Farlo in modo corretto richiede pochi accorgimenti -- spiegati qui senza linguaggio legale.
Il GDPR (General Data Protection Regulation) è il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali, recepito in Italia dal D.Lgs. 196/2003 aggiornato nel 2018. Si applica a chiunque raccolga e tratti dati personali di persone fisiche che si trovano nell'Unione Europea -- indipendentemente dal fatto che si tratti di una grande azienda o di un'associazione di volontariato che organizza una sagra.
Quando un partecipante compila il modulo di iscrizione al tuo evento e inserisce nome, email e telefono, sta fornendo dati personali ai sensi del GDPR. Chi raccoglie quei dati -- cioè tu, come organizzatore -- assume il ruolo di titolare del trattamento e ha obblighi precisi nei confronti dei partecipanti.
La buona notizia è che per eventi di dimensioni ordinarie -- qualche centinaio di partecipanti, dati di base, nessun dato sensibile -- il rispetto del GDPR si traduce in pochi accorgimenti concreti, non in una burocrazia complessa.
Questa guida è informativa e non costituisce consulenza legale. Per situazioni specifiche o complesse -- eventi con dati sensibili, grandi volumi di partecipanti, trattamenti particolari -- rivolgiti a un consulente privacy qualificato.
Il principio di base è che le persone devono sapere che stai raccogliendo i loro dati e per quale scopo, e devono acconsentire esplicitamente. Il consenso deve essere:
In pratica, nel modulo di iscrizione deve esserci una checkbox non pre-spuntata con un testo del tipo: "Ho letto e accetto il trattamento dei miei dati personali secondo l'informativa sulla privacy". La checkbox deve essere obbligatoria per procedere con l'iscrizione.
Non usare una checkbox pre-spuntata -- il consenso deve essere un'azione attiva del partecipante. Non inserire un testo generico come "Acconsento ai termini" senza un link all'informativa leggibile. Non usare una sola checkbox per coprire sia il trattamento dei dati che l'iscrizione alla newsletter -- sono due consensi distinti.
L'art. 13 del GDPR richiede che il titolare del trattamento fornisca ai partecipanti un'informativa che contenga alcune informazioni specifiche prima della raccolta dei dati. Non deve essere un documento complicato, ma deve esserci.
Le informazioni obbligatorie sono:
L'informativa deve essere accessibile prima che il partecipante completi l'iscrizione -- tipicamente tramite un link nel testo accanto alla checkbox del consenso.
Se non hai già un documento di questo tipo, puoi fartene preparare uno da un consulente legale o usare uno dei generatori conformi al GDPR pensati per realtà italiane -- ce ne sono diversi gratuiti o a basso costo pensati per associazioni e piccoli organizzatori.
Questo è il punto dove si fanno più errori. Il consenso al trattamento dei dati per la gestione dell'iscrizione non è sufficiente per inviare comunicazioni di marketing o newsletter future.
Se vuoi contattare i partecipanti dopo l'evento -- per invitarli alla prossima edizione, per inviare materiali, per comunicazioni commerciali -- devi raccogliere un consenso separato e specifico.
In pratica: nel modulo ci vogliono due checkbox distinte. La prima per il consenso al trattamento dei dati (obbligatoria per iscriversi). La seconda per ricevere comunicazioni future (facoltativa, non deve condizionare l'iscrizione).
Un testo appropriato: "Acconsento a ricevere comunicazioni relative a futuri eventi organizzati da [nome organizzazione]." Deve essere facoltativa e separata dall'altra checkbox. Chi non la spunta si iscrive ugualmente all'evento ma non potrà essere contattato per comunicazioni future.
Il GDPR richiede che i dati non vengano conservati più a lungo di quanto necessario per la finalità per cui sono stati raccolti. Per gli eventi, questo significa che i dati dei partecipanti non dovrebbero rimanere nei tuoi sistemi indefinitamente.
Una buona prassi, adottata da molti organizzatori italiani:
Eliminare i dati non significa solo cancellarli dal tuo database -- significa eliminarli da tutti i sistemi in cui li hai copiati: backup, fogli di calcolo, email salvate.
Il documento è pubblicato online e il link è presente nel modulo di iscrizione, accanto alla checkbox del consenso.
Il partecipante deve spuntarla attivamente per procedere. Il testo fa riferimento all'informativa.
Se vuoi raccogliere contatti per comunicazioni future, hai una seconda checkbox distinta, non obbligatoria.
Il modulo non chiede informazioni non strettamente necessarie per gestire l'evento. Ogni campo aggiuntivo richiede una giustificazione.
Sai entro quando eliminerai i dati dei partecipanti dopo l'evento, e come farlo in tutti i sistemi in cui sono presenti.
EventsFun include il consenso al trattamento dei dati e l'opzione newsletter separata in ogni modulo. I dati degli iscritti vengono eliminati automaticamente 30 giorni dopo l'evento (piani Base e Pro).
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