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Guida di EventsFun

Tutto quello che ti serve per usare EventsFun, spiegato passo passo e in parole semplici. Scegli un argomento dall'indice, oppure leggi dall'inizio. Se incontri un termine che non conosci, lo trovi spiegato nel glossario in fondo.

Questa guida copre tutte le funzioni di EventsFun, di tutti i piani. Le voci con l'etichetta Pro e Agenzia o Solo Agenzia sono incluse solo in quei piani: se le vedi ma il tuo piano non le ha, è del tutto normale. Quando ti servono, puoi passare a un piano superiore in qualsiasi momento dalla tua area personale.

Cos'è la dashboard e come orientarti

La dashboard è la tua pagina di lavoro: è il pannello da cui crei gli eventi, vedi chi si è iscritto e gestisci tutto. Ci entri dal link che hai ricevuto via email dopo l'acquisto, oppure dalla tua area personale.

Le tre cose che userai più spesso sono: il pulsante per creare un nuovo evento, l'elenco dei tuoi eventi, e per ogni evento le sezioni Iscritti e Presenze. Non serve installare nulla: funziona dal browser, anche dal telefono.

La prima volta che entri, se non hai ancora eventi, compare una breve guida a passi che ti accompagna nella creazione del primo evento. Puoi richiamarla quando vuoi.

Creare il tuo primo evento

Creare un evento vuol dire preparare la sua pagina di iscrizione, cioè la pagina pubblica dove le persone si iscrivono.

  1. Nella dashboard, premi il pulsante Crea evento (o Nuovo evento).
  2. Compila i dati principali: nome dell'evento, data, ora e luogo. Questi quattro sono obbligatori.
  3. Aggiungi se vuoi una descrizione, un'immagine e la capienza (il numero massimo di posti).
  4. Inserisci l'email di contatto: è l'indirizzo a cui arriveranno le eventuali risposte degli iscritti.
  5. Attiva le opzioni che ti servono (per esempio l'iscrizione di gruppo o il check-in con QR). Le trovi spiegate nelle sezioni successive.
  6. Premi Salva. L'evento è creato e la sua pagina di iscrizione è subito online.
L'indirizzo della pagina di iscrizione viene creato in automatico dal nome dell'evento. Non devi sceglierlo tu e non è modificabile: ci pensa il sistema.

Modificare l'evento e la sua pagina dopo averlo creato

Puoi cambiare quasi tutto anche dopo aver creato l'evento, e le modifiche compaiono subito sulla pagina di iscrizione, senza dover rifare nulla.

  1. Nella dashboard, trova l'evento che vuoi cambiare.
  2. Apri la voce Impostazioni dell'evento (l'icona dell'ingranaggio o il pulsante Modifica).
  3. Cambia ciò che ti serve: nome, data, ora, luogo, descrizione, immagine, capienza, oppure attiva e disattiva le opzioni.
  4. Premi Salva. La pagina di iscrizione si aggiorna automaticamente con i nuovi dati.
L'indirizzo della pagina resta sempre lo stesso anche se cambi il nome dell'evento, così i link e i QR che hai già condiviso continuano a funzionare.

La pagina di iscrizione e come condividerla

La pagina di iscrizione è dove le persone lasciano i loro dati per partecipare. Per portarci la gente hai due strade, e puoi usarle insieme.

Il link

Ogni evento ha un suo link (un indirizzo web). Lo copi dalla dashboard e lo incolli dove vuoi: messaggi, social, email, sito. Chi lo apre vede la pagina e si iscrive.

Il QR code

Il QR code è quel quadratino fatto di puntini: chi lo inquadra con la fotocamera del telefono arriva direttamente alla pagina di iscrizione. Lo scarichi dalla dashboard come immagine e lo metti su locandine, volantini o slide.

La pagina di iscrizione si chiude da sola il giorno dopo la data dell'evento, così non rischi di ricevere iscrizioni quando l'evento è già passato.

Invito amici su WhatsApp Tutti i piani

Appena una persona finisce di iscriversi, sulla pagina di iscrizione compare la schermata di conferma. Insieme al messaggio di conferma, l'iscritto trova un pulsante per invitare gli amici su WhatsApp.

Con un tocco si apre WhatsApp con un messaggio già pronto che contiene il link della tua pagina di iscrizione: all'iscritto basta scegliere a chi mandarlo. È il passaparola più naturale, e lavora per te senza che tu debba fare niente.

Non devi attivare o configurare nulla: il pulsante è già presente su ogni pagina di iscrizione, in tutti i piani, e compare nella schermata di conferma subito dopo l'iscrizione.

Scegliere la parola: iscrizione o prenotazione Tutti i piani

Non tutti gli eventi sono "iscrizioni". Una cena, un tavolo al ristorante o un appuntamento sono prenotazioni; per un convegno può essere più giusto "partecipazione", per un corso "registrazione". Con questa opzione scegli tu la parola adatta, e il sistema la usa in modo coerente dappertutto.

  1. Mentre crei o modifichi un evento, cerca la sezione Terminologia.
  2. Nel menu Come si registrano i partecipanti scegli tra Iscrizione, Prenotazione, Partecipazione o Registrazione.
  3. Premi Salva. La parola cambia subito ovunque la veda il pubblico.

Cosa cambia di preciso quando scegli, per esempio, Prenotazione:

  • Sulla pagina pubblica il pulsante diventa Prenota al posto di "Iscriviti".
  • Dopo l'invio l'iscritto legge "La tua prenotazione è confermata".
  • L'email di conferma usa la stessa parola, sia nell'oggetto sia nel testo.
Se non scegli niente resta Iscrizione, come prima: gli eventi che hai già creato non cambiano. La scelta vale per il singolo evento, quindi puoi avere nello stesso account un evento "a iscrizione" e uno "a prenotazione".

Eventi online Tutti i piani

Se il tuo evento si svolge online (un webinar, una diretta, una call) attiva l'opzione Evento online quando lo crei o lo modifichi. Cambia un paio di cose, in meglio:

  • Il campo Luogo diventa Piattaforma: ci scrivi dove si svolge, per esempio Zoom, Google Meet o YouTube.
  • Compare il campo Link di partecipazione: l'indirizzo con cui gli iscritti entrano.
  • Scegli quando inviare il link: subito nell'email di conferma, solo nel promemoria prima dell'evento, oppure in entrambe.
  • Spariscono le opzioni che online non servono, come tipo iscritto, pasti e check-in con QR.

Nella dashboard trovi anche il pulsante Invia link: serve a mandare (o rimandare) il link di partecipazione a tutti gli iscritti confermati in qualsiasi momento, comodo se cambi la piattaforma o vuoi ricordarlo poco prima dell'inizio.

Il link viene inviato solo agli iscritti confermati, non a chi è in lista d'attesa.

Vedere chi si è iscritto

Ogni iscrizione che arriva compare nella sezione Iscritti dell'evento, in tempo reale. Per ciascuna persona vedi nome, email e gli altri dati che hai chiesto.

  • Puoi cercare una persona scrivendo il suo nome o la sua email.
  • Vedi a colpo d'occhio quanti iscritti hai e quanti posti restano.
  • Puoi eliminare un'iscrizione sbagliata o di prova.

Iscrizioni con accompagnatori

Se attivi l'iscrizione di gruppo, una persona può iscrivere anche altri partecipanti insieme a sé (per esempio famiglia o amici). Chi compila il modulo è il capogruppo, e indica quante persone porta.

Puoi decidere se per ogni accompagnatore vuoi che siano obbligatori l'email o il telefono. Con l'interruttore Ammetti bambini scegli se il modulo deve distinguere adulti e bambini: spento, chiede solo il numero di persone.

Nella lista iscritti ogni accompagnatore ha la sua riga, con la colonna Iscritto da che mostra il nome del capogruppo: così sai sempre chi ha iscritto chi. La stessa informazione finisce anche nell'export CSV e nel PDF della lista presenze. Il conteggio delle persone totali tiene conto del gruppo una volta sola, senza doppioni.

L'email di conferma, e l'eventuale QR di ingresso, arrivano al capogruppo. Gli accompagnatori il giorno dell'evento li segni presenti a mano dalla lista.

Le email automatiche agli iscritti

EventsFun manda alcune email da solo, senza che tu debba fare niente.

  • Email di conferma: appena una persona si iscrive, riceve un messaggio che conferma l'iscrizione con i dettagli dell'evento.
  • Promemoria: gli iscritti ricevono un promemoria nei giorni vicini all'evento.
  • Aggiungi a Google Calendar: nelle email c'è un pulsante che permette all'iscritto di salvare l'evento nel proprio calendario con un clic.

Le risposte degli iscritti a queste email arrivano all'email di contatto che hai indicato quando hai creato l'evento.

Puoi far apparire il nome di chi organizza come mittente. Quando crei o modifichi l'evento trovi il campo Nome mittente delle email: se lo compili, gli iscritti vedono arrivare il messaggio da "Mario Rossi tramite EventsFun" invece che da un indirizzo tecnico. È facoltativo: se lo lasci vuoto, le email partono comunque.

La lista presenze e come segnare i presenti

Il giorno dell'evento usi la sezione Presenze per spuntare chi arriva. È pensata per essere usata comodamente anche dal telefono, all'ingresso.

  1. Apri la sezione Presenze dell'evento.
  2. Cerca la persona per nome se l'elenco è lungo.
  3. Premi Segna presente accanto al suo nome. Il conteggio dei presenti si aggiorna subito.

Il check-in con QR

Il check-in con QR è un modo più veloce di segnare i presenti: invece di cercare il nome, inquadri il QR che l'iscritto ha ricevuto via email e il sistema lo segna presente da solo. È una funzione che attivi tu, evento per evento: se preferisci la spunta manuale, lasciala spenta.

Come attivarlo

Quando crei o modifichi l'evento, attiva l'opzione Check-in con QR. Da quel momento ogni iscritto riceve nella sua email di conferma un QR personale di ingresso.

Come usarlo il giorno dell'evento

  1. Apri la sezione Presenze e premi Scanner QR.
  2. Dai il permesso di usare la fotocamera quando il telefono lo chiede.
  3. Inquadra il QR che la persona mostra. Un segnale verde conferma che è stata segnata presente.
Riceve il QR solo il capogruppo. Gli accompagnatori si segnano presenti a mano dalla lista.

Tipo iscritto e pasti Pro e Agenzia

Per eventi più strutturati puoi chiedere all'iscritto altre informazioni al momento dell'iscrizione.

  • Tipo iscritto: distingue per esempio tra visitatore ed espositore.
  • Pasti: chiede se la persona parteciperà al pranzo, alla cena, o a entrambi.

Attivi queste opzioni dalle impostazioni dell'evento, e le risposte le trovi tra i dati degli iscritti.

Tema della pagina Pro e Agenzia

La pagina di iscrizione può avere un aspetto chiaro o scuro. Scegli quello che si adatta meglio al tuo evento dalle impostazioni.

QR personalizzato Pro e Agenzia

Oltre al QR semplice, puoi avere un QR con una scritta al centro (per esempio il nome dell'evento) oppure con il tuo logo. Lo imposti quando crei o modifichi l'evento, e lo scarichi già pronto.

Esportare i dati CSV: Pro e Agenzia PDF: Agenzia

Esportare vuol dire scaricare i dati in un file da tenere o stampare.

  • Elenco iscritti in CSV: un file che apri con Excel o Fogli Google, utile per conservare o rielaborare i dati.
  • Lista presenze in PDF: un foglio pronto da stampare, comodo da tenere all'ingresso come lista cartacea di riserva.

Newsletter Solo Agenzia

La newsletter ti permette di scrivere un messaggio e inviarlo via email a tutti gli iscritti che hanno dato il consenso a essere ricontattati. La usi per comunicazioni, aggiornamenti o per annunciare nuovi eventi.

  • Scrivi oggetto e testo del messaggio. Puoi formattare il testo (grassetto, corsivo, elenchi) e inserire link.
  • Puoi aggiungere immagini: con "Carica img" scegli un'immagine dal tuo dispositivo e viene inserita nel messaggio, oppure con "Img URL" incolli il link di un'immagine già online.
  • Puoi aggiungere allegati con "Allega": file che l'iscritto trova nell'email e può scaricare, ad esempio un PDF o una locandina. Limiti: fino a 3 MB per immagine, 5 MB per ogni allegato e 15 MB di allegati in totale.
  • Scegli a chi inviarlo tra i tuoi iscritti.
  • Con "Anteprima" vedi com'è fatta l'email prima di inviarla, immagini comprese.
  • Trovi lo storico degli invii con l'anteprima di ciò che hai mandato.

Statistiche Solo Agenzia

Le statistiche ti mostrano l'andamento di un evento con numeri e grafici semplici: quante iscrizioni hai raccolto, quante persone si sono presentate, quanti posti restano e altro. Puoi scegliere quali riquadri vedere e disporli come preferisci.

Lista d'attesa Solo Agenzia

Quando un evento raggiunge la capienza massima, le iscrizioni successive finiscono in lista d'attesa invece di essere rifiutate. Se si libera un posto, la gestione automatica ti aiuta a recuperare chi era in attesa.

Area personale e come accedere

L'area personale è la pagina da cui accedi con la tua email e password. Da lì raggiungi la dashboard del tuo pacchetto.

  1. Vai su eventsfun.com/area-personale.html
  2. Inserisci email e password.
  3. Premi sul pulsante per aprire la tua dashboard.
La password la imposti la prima volta tramite il link ricevuto nell'email di benvenuto. Se la dimentichi, puoi richiederne una nuova dall'area personale.

Usare la dashboard da telefono o altri dispositivi

EventsFun funziona da qualsiasi dispositivo con un browser: computer, tablet e telefono. Non serve scaricare app.

La prima volta che apri la dashboard dal link, il dispositivo la ricorda: le volte successive la ritrovi anche senza il link. Per usarla su un altro dispositivo, accedi dall'area personale con email e password.

Privacy e dati, in parole semplici

Quando qualcuno si iscrive, lascia dei dati personali (come nome ed email). Il GDPR è la legge europea che regola come questi dati vanno trattati. In pratica significa raccogliere solo ciò che serve, dire alle persone perché lo raccogli, e custodirlo con cura.

Sulla pagina di iscrizione gli iscritti vedono e accettano l'informativa, e il consenso a essere ricontattati (per la newsletter) è separato e facoltativo.

EventsFun ti dà gli strumenti, ma il responsabile dei dati dei tuoi iscritti sei tu come organizzatore. Raccogli solo ciò che ti serve davvero.

Per quanto restano i dati

Dipende dal piano.

  • Base e Pro: i dati degli iscritti restano disponibili fino a 30 giorni dopo la data dell'evento, poi vengono eliminati. Conviene esportarli prima se vuoi conservarli.
  • Agenzia Solo Agenzia: i dati restano sempre disponibili, finché l'abbonamento è attivo.

Glossario

I termini che potresti incontrare, spiegati in una riga.

Dashboard
La tua pagina di lavoro: il pannello da cui crei e gestisci gli eventi e gli iscritti.
Pagina di iscrizione (landing)
La pagina pubblica dove le persone si iscrivono al tuo evento.
Terminologia (iscrizione, prenotazione...)
La parola che scegli per il tuo evento e che il pubblico vede sul pulsante e nelle email: iscrizione, prenotazione, partecipazione o registrazione.
QR code
Il quadratino di puntini che, inquadrato con la fotocamera del telefono, apre direttamente la pagina di iscrizione.
Check-in
L'operazione di segnare una persona come presente quando arriva all'evento.
Capogruppo
La persona che si iscrive e porta con sé degli accompagnatori; è quella che riceve l'email di conferma.
CSV
Un tipo di file con i dati in tabella, che si apre con Excel o Fogli Google.
PDF
Un file pronto da stampare o da inviare, che si vede uguale su qualsiasi dispositivo.
Newsletter
Un'email che invii a più iscritti insieme per comunicazioni o aggiornamenti.
Allegato
Un file aggiunto a un'email, ad esempio un PDF o una locandina, che chi la riceve può aprire e scaricare.
Lista d'attesa
Dove finiscono le iscrizioni quando l'evento è pieno, in attesa che si liberi un posto.
GDPR
La legge europea sulla protezione dei dati personali: regola come raccogliere e custodire i dati delle persone.

Problemi comuni

Un iscritto dice di non aver ricevuto l'email di conferma.
Quasi sempre è finita nello spam o nella posta indesiderata. Fai controllare lì. Verifica anche che l'indirizzo email scritto all'iscrizione fosse corretto.
Il link della pagina di iscrizione non si apre.
Controlla di aver copiato il link per intero. Ricorda anche che la pagina si chiude da sola il giorno dopo la data dell'evento.
Lo scanner QR non parte.
Serve dare al browser il permesso di usare la fotocamera. Se l'hai negato per sbaglio, riattivalo dalle impostazioni del telefono per il sito, poi riprova.
Apro la dashboard e non vedo i miei eventi.
Accedi dall'area personale con la tua email e password: da lì apri la dashboard giusta. Se usi un dispositivo nuovo, è il modo corretto per ritrovare tutto.
Ho sbagliato un dato dell'evento.
Nessun problema: apri le impostazioni dell'evento, correggi e salva. La pagina di iscrizione si aggiorna da sola.
Non trovo una risposta qui.
Scrivici a info@eventsfun.com e ti aiutiamo.